'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartINVOICE'

Statement des Projektleiters: "In Zahlen kann ich die Kosten-/Nutzen-Betrachtung nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das Unternehmen bewerten: deutlich schnellere Prozessabläufe, höhere Informationsverfügbarkeit, mehr Transparenz."



Die Herausforderung

"Früher" behielt jede Abteilung eine Kopie für sich, somit entstanden lange Durchlaufzeiten der Papierbelege und der aktuelle Aufenthaltsort der Rechnung war unbekannt. Außerdem waren die im Umlauf befindlichen Summen unklar, wobei eine Recherche nur für die FiBu möglich war. Des Weiteren stellten sich Rückfragen als störend für den Ablauf dar.

Die Lösung

  • Methode 'frühes Scannen‘ Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben
  • automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten
  • Zugriff auf Stammdaten der Buchhaltung
  • Abgleich der Daten mit Warenwirtschaft
  • Start spezifischer Workflowroutinen
  • Kontierung im DMS-Workflow
  • Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig)
  • Rückfragen intern (kaum notwendig)
  • Rückfragen extern (per E-Mail)
  • Buchungsdatenübergabe automatisiert
  • Beleganzeige direkt aus der Buchhaltung
  • Überwachung fälliger Zahlungen im DMS (ohne Übergabe an FIBU)
  • Beleganzeigen aus anderen Programmen


Nutzen

Subjektives Gefühl:

  • Bildschirmarbeit 'unangenehm'
  • Arbeit ohne Papier 'ungewohnt'
  • Vorher haben das 'Andere' gemacht
  • Mehr Aufwand bei der Bearbeitung des einzelnen Belegs möglich

Objektive Einschätzung:
  • Transparenz, Transparenz, Transparenz
  • weniger Rückfragen / Irrläufer
  • jederzeit verfügbare Beleginformation
  • Aufwand im Gesamtprozess ist geringer
  • "…gute Zahler waren wir vorher schon."

Kunde

Andernach & Bleck GmbH & Co. KG

Veröffentlicht

Erschienen im ECM Competence Center | www.ecm-cc.de
Neuauflage zur CeBIT 2014

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Vortrag: "Automatisierte Prozesse bei Eingangs-rechnungen"; 12. Elektronischer Rechnungstag;
München 2012

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