Gesetzliche Anforderungen ab dem 1. Januar 2025
Digitales Rechnungsmanagement mit CSI | invoice electronic add.on for ELO
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine neue gesetzliche Regelung in Kraft, die die Nutzung elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung für alle Unternehmen verpflichtend macht. Diese Regelung zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz in der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen und die Digitalisierung in der Wirtschaft voranzutreiben. Unternehmen, die diese Vorgaben nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen und mögliche Nachteile bei der Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten.
Flexible Verarbeitung aller Rechnungsformate
Egal ob Rechnungen in den Formaten Factur-X/ZUGFeRD 2.0 oder XRechnungen vorliegen – CSI | invoice electronic add.on for ELO bietet Ihnen eine nahtlose Integration dieser Formate in bestehende Invoice-Lösungen an. Die beiden elektronischen Formate Factur-X/ZUGFeRD 2.0 und XRechnung sind besonders wichtig, da sie den gesetzlichen Anforderungen und Standards in Deutschland und der EU entsprechen und die Digitalisierung der Rechnungsprozesse vorantreiben.
Ihre Vorteile
Automatisierte Übernahme von Rechnungsinhalten
Unterstützung von verschiedenen Importquellen
Compiance: Erfüllen Sie interne und externe Compliance-Anforderungen mühelos
Besonderer Fokus auf ZUGFeRD und XRechnung
Factur-X/ZUGFeRD 2.0: Dieses Format kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF-Dokument, was sowohl für elektronische Verarbeitung als auch für menschliche Lesbarkeit optimal ist.
XRechnung: Ein rein strukturierter XML-Datenstandard, der speziell für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern in der EU entwickelt wurde.
XRechnung: Aus den Daten der XML-Datei wird ein für den Anwender lesbares PDF-Dokument bereitgestellt
Optimierung des Eingangsprozesses
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Rechnungen effizient zu prüfen und zu verarbeiten, um Skonto-Vergünstigungen zu nutzen und gesetzliche Dokumentationspflichten zu erfüllen. Jeder Schritt der Rechnungsbearbeitung muss nachvollziehbar sein, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Papiergebundene Freigabeprozesse mit mehreren Beteiligten sind oft zeitaufwendig und bergen das Risiko langer Bearbeitungszeiten. Ein effektives Rechnungsmanagement ist daher unerlässlich für ein genaues Controlling.
Mit digitalen Lösungen wie z.B. ELO Invoice beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, erfüllen gesetzliche Anforderungen und behalten jederzeit den Überblick über alle Arbeitsschritte. Die rechtskonforme Archivierung erfolgt nach den von Ihnen festgelegten Parametern. Der Verarbeitungsprozess ist in allen seinen Teilschritten flexibel anpassbar, einschließlich der Vergabe von verschiedenen Freigabeszenarien. Archivierte Objekte lassen sich aufgrund von Suchparametern schnell wieder finden.
Integration mit Ihrem ERP-System
Nach der Prüfung und Freigabe werden die Rechnungsdaten an Ihr ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übermittelt. Alle extrahierten Informationen werden nach Ihren Vorgaben weiterverarbeitet, bis hin zur automatischen Verbuchung.
Effizientes Rechnungsmanagement für die digitale Zukunft
Optimieren Sie Ihr Rechnungsmanagement und erleichtern Sie Ihrem Controlling die tägliche Arbeit mit unseren Solutions. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Verarbeitung der neuen Formate Factur-X/ZUGFeRD 2.0 und XRechnung gesetzlich notwendig sein, was durch CSI | invoice electronic add.on for ELO unterstützt wird.
FAQ
Was genau versteht man unter einer E-Rechnung (elektronische Rechnung)?
Damit ein Beleg eine gültige E-Rechnung darstellt, müssen einige Merkmale erfüllt sein
- Ausstellung, Übermittlung und Empfang in einem strukturierten elektronischen Format
- Das verwendete Format entspricht der europäische Norm EN16931
- Ermöglichung einer elektronischen Verarbeitung
- alle Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG
- ZUGFeRD (Version 2.0) und XRechnung erfüllen diese Kriterien
- eine PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Sie gilt genauso wie Papierbelege als „sonstige Rechnung“
Sind E-Rechnungen noch für einen Anwender lesbar?
Ja.
Bei ZUGFeRD Belegen handelt es sich bereits um eine normal lesbare PDF-Datei, bei der die elektronischen Daten zusätzlich in einer XML Datei integriert sind.
Beim Format XRechnung gibt es nur eine XML-Datei, die für den Anwender nicht gut lesbar ist. ELO generiert jedoch zusammen mit dem CSI | invoice add.on for ELO nach dem Import einer XRechnung ein für den Anwender lesbares PDF.
Dürfen ab 01.01. nur noch E-Rechnungen versendet werden?
Es gibt Übergangsfristen, d.h. es steht den Lieferanten in den meisten Fällen noch frei, ob Sie ab 01.01.2025 E-Rechnungen verschicken.
Jedes Unternehmen wird allerdings dazu verpflichtet sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Welches Format ist zu bevorzugen? XRechnung oder ZUGFeRD 2.0?
Pauschal lässt sich das nicht beantworten, beide Formate haben diverse Vor- und Nachteile
- geringere Datenmenge/Dateigröße bei XRechnungen
- XRechnung unterstützt die Schemata UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice)
- ZUGFeRD unterstützt nur CII
- ZUGFeRD hat eine lesbare Bilddatei integriert und wird tlw. schon länger von Firmen genutzt
Gitb es abweichende Regelungen für Kleinunternehmer (gemäß § 19 UStG)?
- Den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen müssen auch Kleinunternehmer sicherstellen
- Die Ausstellung von E-Rechnungen wird auch für Kleinunternehmer verpflichtend werden
Wie müssen E-Rechnungen übertragen werden?
Gesetzlich ist nur eine elktronische Übermittlung vorgeschrieben, die kann auf verschiedenen Wegen erfolgen
- per E-Mail
- über Rechnungsportale
- EDI
- Peppol Netzwerk
Als Empfänger reicht es aktuell aus, ein E-Mail Postfach für die E-Rechnungen zur Verfügung zu stellen.
Zukünftig ist die Einführung eines Meldesystems geplant, welches dann verpflichtend für die Übertragung wird.
Gibt es Übergangsregelungen auf Empfänger-Seite?
Nein. Rechnungsempfänger müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Der Rechnungsaussteller muss damit keine Rücksicht mehr darauf nehmen, ob der Rechnungsempfänger dem elektronischen Versand zugestimmt hat.
Welche Pläne gibt es bereits für ein zentrales Meldesystem?
Ein zentrales Meldesystem ist weder im Gesetzentwurf noch im aktuellen Gesetz enthalten, damit sind genaue Prognosen (Stand 07/2024) noch nicht möglich.
Im BMF-Schreiben heißt es, dass die Einführung eines Meldesystems zu einem späteren Zeitpunkt eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnungspflicht sei.
Dies würde eine direkte Übermittlung der Rechnungsdsaten an die Finanzverwaltung ermöglichen.
