„Der sorglose Umgang mit personenbezogenen Daten hat Konsequenzen. Unternehmen sollten den Bescheid zum Anlass nehmen, den eigenen Umgang mit Daten zu überprüfen.“ (Stefan Ziller, Sprecher für Digitalisierung und Datenschutz der Grünen im Berliner Abgeordnetenhaus; Zitat Tagesspiegel).
Ein Berliner Immobilienkonzern soll 14,5 Millionen Euro Strafe wegen Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zahlen. Das teilte die Berliner Beauftragte für Datenschutz, Maja Smoltczyk, am 05.11.2019 in Berlin mit (Pressemitteilung). Das Unternehmen habe für die Speicherung (unter anderem auch) personenbezogener Daten von Mietern ein Archivsystem verwendet, das keine Möglichkeit vorsah, nicht mehr erforderliche Daten zu entfernen. Dabei seien personenbezogene Daten gespeichert worden, ohne zu überprüfen, ob eine Speicherung überhaupt erforderlich oder zulässig ist.
Wir beraten unsere Kunden auch zum Thema „Archivsysteme“ umfassend: zur ordnungsgemäßen Archivierung gehört auch immer ein ordnungsmäßiges Löschen. Insbesondere beim Einsatz von zusätzlichen hardwareseitig gesicherten Systemen („worm-like-media“, z.B. FAST LTA), die eine Manipulation oder ein unbeabsichtigtes Löschen verhindern, gehört neben dem Archivierungskonzept auch die Erarbeitung eines umfassenden Löschkonzeptes.
Auf der einen Seite gibt es Auflagen zur Aufbewahrung (u.a. Geschäfts- und Handelsbriefe, buchhalterische Belege, usw.) und auf der anderen Seite gibt es Auflagen, die eine Löschung erfordern. Die „Datensparsamkeit“ war schon im alten Bundesdatenschutzgesetz festgeschrieben und ist keine Erfindung der DSGVO.
Auch in unseren Veranstaltungen zum Thema Verfahrensdokumentation ist Archivierung und Löschung (inkl. Nachweis über „ordenliches Vernichten“) immer wieder ein Thema.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie auch in Ihrem Projekt eine entsprechende Beratung benötigen.
